Veranstaltungs-Checkliste

Hier einige Erfahrungswerte, die Sie bei der Organisation Ihrer Veranstaltung unterstützen können.
Keine Angst: Gerne nehmen wir Ihnen viel Arbeit ab. Fragen Sie nach unserem Full-Service.

Gästeliste
O Gästekreis definieren
O Einladungsliste erstellen
O ggf. nach A und B priorisieren

Termin
O Datum: ………………………………………….
O Zeit: ………………………………………………
O Bei wichtigen Gästen (z. B. Redner, Trauzeugen, Vorgesetzte,
Ehrengästen, etc.) Verfügbarkeit erfragen

Einladen
O Einladungen gestalten und drucken (lassen)
O Frist für Rückantwort festlegen
O Rückantwort zum Ausfüllen und Rücksenden beilegen
O Ggf. Wünsche abfragen (Hotel, Vegetarier, Kinder/Alter,…)
O Einladungen versenden
O Rückläufer auswerten, ggf. zweite Einladungswelle versenden
O Ggf. Teilnahmebestätigungen versenden

Location
Achtung, attraktive Locations sind oft bereits ein Jahr und länger im Voraus ausgebucht!
O Locationliste erstellen
O Angebote einholen, Option geben lassen
O Besichtigungstermine vereinbaren und wahrnehmen
O Bedingungen und Kosten erfragen (Catererauswahl,
Getränkeabnahme, Reinigung, Energie, Lautstärke, Parkplätze,
Personal, zeitliche Begrenzung, Nachtzuschläge, Brandschutz,
Korkgelder, etc.)
O Location auswählen (Größe, Ambiente, Erreichbarkeit, Miete,
Zusatzkosten, genug Platz für ein Buffet, etc.)
O Nicht berücksichtigte Angebote absagen

Hotel
O Hotelliste erstellen und Angebote einholen
O Hotels besichtigen
O Ggf. Hotels in verschiedenen Preiskategorien auswählen
O Hotel buchen, ggf. Abrufkontingent einrichten lassen
O Bezahlung definieren (Selbstzahler oder auf Gesamtrechnung)

Catering
O Persönliche Vorlieben und Vorstellungen aufschreiben
O Soweit bekannt Anforderungen von Gästen notieren
(Allergiker, Vegetarier, Muslime, Kinder, etc.)
O Angebote einholen
O Termine für Probeessen und Weinprobe vereinbaren

O Speisen festlegen
O Fingerfood zum Empfang
O Menu, Buffet, À la Carte, Flying Buffet, etc.
O Mitternachtsimbiss
O Kaffee und Kuchen
O (Hochzeits-)Torte

O Künstler- und Helferverpflegung/Crewcatering
O Pausenverpflegung

O Getränke festlegen
O Alkoholfreies
O Sekt/Prosecco/Aperitif
O Weine und Bier
O Digestifs/Spirituosen
O Cocktails
O Filterkaffee
O Kaffeespezialitäten (Espresso/Cappuccino/Latte Macchiato)

O Nicht berücksichtigte Angebote absagen

Mobiliar
O Mobiliar ist vorhanden
O Tischform- und Größe festlegen

O Mobiliar ist nicht vorhanden
O Tischform- und Größe festlegen
O Mietangebote einholen (Tische, Stühle, Stehtische, Hussen, Tischwäsche, etc.)
O Anlieferung, Aufbau, Abbau und Abholung organisieren

O Sitzordnung festlegen
O Tischwäsche und Servietten organisieren
O Sind Buffettische vorhanden?
O Werden Stehtische/Hussen gebraucht?

Künstler
O Unterhaltungsprogramm festlegen
O Band oder DJ (Angebote und Demos anfordern, ggf. bei anderer Veranstaltung Probehören)
O Unterhaltungskünstler (Zauberer, Bauchredner, Walking Acts, Comedian, Conferencier, etc.)
O Fallen GEMA/KSK-Gebühren an?
O Wird Technik benötigt? Welche Technik ist vorhanden oder muss organisiert werden?
O Wir hoch ist der Strombedarf? Sind enspr. Anschlüsse vorhanden?

Personal
O Service
O Köche
O Hostessen / Empfang
O Garderobièren
O Unterhalts- und Endreinigung
O Security
O Techniker
O Logistiker
O Sanitäter / Feuerwehr
O Kleidung, Verpflegung, Arbeitszeiten, Kosten klären

Deko
O Blumen
O Tischschmuck
O Menu-, Buffet- oder Speisekarten
O Tisch/Sitzplan
O Tischkarten mit Namen
O Raumdekoration
O Buffetdekoration

Ablauf
O Ablauf/Programm/Rednerliste festlegen
O Caterer und Dienstleister über Programm informieren

O „Zeremonienmeister“ bestimmen

Geld
O Sie möchten ein Trinkgeld geben?
O Wer soll etwas bekommen (Küche, Service, Garderobe, Reinigungspersonal, Künstler, etc.)?
O Bargeld bereit halten oder
O Trinkgeld mit der Rechnung überweisen
O Künstlervergütung klären
O Vorkasse

O Vor Ort: Bargeld bereit halten
O Bezahlung per Rechnung vereinbaren
O Bezahlung Location und weiterer Dienstleister klären

Sonstiges
O Fotograf / Videoaufnahmen
O Garderobe nötig und vorhanden?
O (Hotel-)Shuttle nötig?
O Sind jederzeit Taxis verfügbar? Ggf. vorbestellen.
O Hat das Hotel 24h geöffnet, oder muss der Schlüssel vorher geholt werden?
O Sind ausreichend Parkplätze vorhanden?
O Ist die Wetterlage zu berücksichtigen (Regenschirme, Zelte, Heizung, …)?
O Plätze für Ehrengäste reservieren
O Darf / soll geraucht werden? Muss ein Raucherbereich eingerichtet werden? Aschenbecher vorhanden?
O Geschenke/Blumen für Redner, Künstler, Helfer, etc.
O Gastgeschenke
O Wird ggf. eine Haftpflichtversicherung benötigt?
O Werden Sanitäter und/oder Feuerwehr benötigt?
O Ortsbegehung mit allen Beteiligten durchführen
O Alle Vereinbarungen schriftlich bestätigen lassen

Nachher
O Alle Rechnungen prüfen und fristgerecht bezahlen
O Ggf. Dankesschreiben versenden (Gäste, Helfer, Dienstleister, etc.)
O Fotos/Videos versenden
O Ggf. Reklamationen formulieren und mit den Betreffenden zeitnah besprechen